PROJECT PORTFOLIO

Zu Beginn von 2025 war Svenja mit ihrer Agentur ausgebucht, liebte ihre Arbeit und hatte ein kleines Team von drei Mitarbeiterinnen – fühlte sich aber dauerhaft wie im Sprint. Sie gab ihren Kundinnen und Kunden enorm viel, hatte jedoch das Gefühl, ständig zu arbeiten, kaum zu wachsen und keinen echten Ausgleich zwischen Landleben mit Pferden und hochqualitativer Kreativarbeit zu finden. Besonders belastend war die Angst vor “zu viel” Nachfrage: Sichtbarkeit und Akquise hielt sie bewusst klein, weil ihr die fehlende Planbarkeit von Kapazitäten und Projekten Stress bereitete.

Gleichzeitig nahm sie ihren eigenen hohen Qualitätsanspruch zunehmend als Last wahr. Sie wollte für jedes Projekt “den Unterschied im Regal” machen – also Designs und Markenauftritte schaffen, die wirklich Kaufimpulse auslösen – was in der Praxis zu einem sehr hohen Workload führte. Obwohl sie bereits ein kleines Team hatte, fühlte sich vieles noch nach “ich halte alles im Kopf und reagiere” an, statt nach einer ruhigen, strategischen Steuerung des Unternehmens.

Der erste Schwerpunkt in der gemeinsamen Arbeit lag darauf, Strukturen zu ihrem Verbündeten zu machen – insbesondere durch ein Projektmanagement-Tool, das nicht nur einzelne Projekte, sondern das gesamte Business abbildet. Anfangs begegnete Svenja diesen Strukturen mit Skepsis, weil sie aus der Kreativwelt Struktur vor allem als komplexes “notwendiges Übel” kannte; im Laufe des Jahres erkannte sie, dass individuelle, zu ihr passende Strukturen ihr Sicherheit, Überblick und Leichtigkeit schenken können.

Statt projektweise zu planen, wurde eine Gesamtübersicht aufgebaut: laufende Projekte, kommende Anfragen und interne Aufgaben wurden so gebündelt, dass Kapazitäten klar sichtbar und planbar wurden. Dadurch konnte Svenja zum ersten Mal nicht nur auf Projekte reagieren, sondern vorausschauend entscheiden, welche Aufträge wann sinnvoll starten, welche Kundenstrukturen langfristig passen und wo Grenzen nötig sind. Parallel wurde ihr Blick von “Umsatz pro Projekt” hin zu Gewinn, Margen und unternehmerischer Steuerung ihres Unternehmens erweitert – inklusive der Frage, welche Projekte sich wie auf Profitabilität, Wachstum und Akquisefähigkeit auswirken.

Ein weiterer Schlüsselaspekt war die Einführung einer realistischen Wochenstruktur, die zuerst ihre Energie und Bedürfnisse berücksichtigt und dann die Projekte darum herum legt. Vorher plante Svenja fünf Tage die Woche voll mit Projektarbeit und die gesamte “unsichtbare” Arbeit – Backoffice, Finanzen, Angebotserstellung, Planung – rutschte ins Wochenende und in Abendstunden. Durch eine neue Wochenplanung mit klaren Slots für Backoffice, Projektarbeit, Strategie und Erholung hat jetzt jede Aufgabe ihren Platz, statt “nebenbei” erledigt zu werden.

Das Projektmanagement-Tool und die Wochenplanung wirken dabei zusammen: Backoffice-Aufgaben, Finanzen, Rechnungen und Angebote haben feste Zeitfenster, sodass Svenja sich in Kreativphasen voll auf Strategie und Design konzentrieren kann, ohne gedanklich ständig offene To-dos mitzutragen. Sie beschreibt, dass sie dadurch nach einem erledigten Arbeitstag wirklich in den Feierabend gehen kann – ohne das Gefühl, “noch schnell Rechnungen prüfen” oder “noch eben Überweisungen machen” zu müssen. Für sie als Kreative bedeutet das: mehr mentaler Raum für Deep Work, weniger Dauerrauschen im Kopf und spürbar mehr Freude an der eigentlichen Kernarbeit.

Im Laufe des Jahres wurde aus der Selbstständigen, die “im Hintergrund” erfolgreiche Projekte liefert, eine Unternehmerin, die ihren Erfolg aktiv owned. Svenja hatte lange das Gefühl, Erfolge wie Awards, große Markenprojekte oder starke Resultate für ihre Kundinnen und Kunden nicht sichtbar machen zu “müssen”, weil ihr die eigene Anerkennung reichte. In der Reflexion wurde ihr bewusst, dass es nicht nur legitim, sondern sinnvoll ist, diese Erfolge zu zeigen – für die Positionierung als Expertin, für die Wirkung auf potenzielle Kundschaft und auch für ihr eigenes Selbstverständnis.

Sie erkannte, dass Unternehmerinnentum nicht erst bei 20 Mitarbeitenden oder mehreren Firmen beginnt, sondern eine Frage von Haltung, Verantwortung und strategischer Steuerung ist – auch im kleinen Team oder sogar solo. Heute bezeichnet sie sich selbstbewusst als Unternehmerin, die ein Team führt, Marken ganzheitlich begleitet und ihr Unternehmen aktiv steuert, statt nur auf äußere Umstände zu reagieren. Dieser Perspektivwechsel hin zu mehr Selbstwertschätzung und Augenhöhe mit Kundinnen und Kunden prägt sowohl ihre Entscheidungen als auch die Art, wie sie über ihr Business spricht.

Durch die neu geschaffenen Strukturen kann Svenja heute ihre Kapazitäten über Monate hinweg planen, statt von Projekt zu Projekt zu springen. Ein konkreter Wandel: Sie bucht nicht mehr gedanklich das gesamte Jahr mit fünf Arbeitstagen durch, sondern plant Urlaub, Feiertage und Freiräume bewusst ein – inklusive klar kommuniziertem Weihnachtsurlaub mit ihrem Team. Das erlaubt ihr, Zeiträume für Akquise, Strategie und Wachstum bewusst einzuplanen, statt sie “irgendwann” unterzubringen.

Finanziell betrachtet hat sich der Blick von reiner Projektlogik hin zu ganzheitlicher Unternehmenssteuerung verändert. Svenja analysiert heute Margen, Gewinn und die Rolle einzelner Projekte im Gesamtgefüge, wodurch sie besser entscheiden kann, welche Aufträge langfristig sinnvoll sind, wo Preisanpassungen notwendig sind und wann Investitionen in Sichtbarkeit oder Akquise möglich sind. Themen wie “Kann ich mir Akquise leisten?” haben ihren Schrecken verloren, weil Struktur und Zahlen Klarheit liefern, statt diffuse Unsicherheit.

Die vielleicht sichtbarste Veränderung abseits der Zahlen: Svenja hat wieder ein Privatleben, das sich nicht nur “zwischen zwei Deadlines” abspielt. Ein Schlüsselmoment für sie war ein Ausritt mitten am Tag: Herbstwald, raschelndes Laub, Sonne auf dem Gesicht – und die Erkenntnis, dass dieser Moment früher rein theoretisch immer möglich gewesen wäre, sie ihn sich aber nie erlaubt hat. Heute sind solche Momente kein Ausnahmefall mehr, sondern bewusst integrierter Teil ihres Alltags, ohne dass dabei im Hintergrund das schlechte Gewissen oder die Angst um Projekte dauerpräsent ist.

Auch längere, im Voraus geplante Urlaube – etwa ein zehn­tägiger Urlaub mit Backup durch das Team – sind wieder Teil ihres Lebens. Im Kleinen zeigt sich die Veränderung darin, vormittags bei der Familie am Kaffeetisch sitzen zu können und bewusst zu entscheiden, erst später weiterzuarbeiten, weil die Struktur im Business das auffängt. Sie beschreibt das Gefühl, dass ihr Kopf endlich wieder “leer sein darf” und nicht mehr permanent alle offenen To-dos gleichzeitig halten muss – etwas, das sie zuvor in der Selbstständigkeit kaum kannte.

Neben den inneren und strukturellen Veränderungen betont Svenja, wie wichtig der Austausch mit anderen Selbstständigen und Unternehmerinnen für sie geworden ist. Strategietage in der Gruppe und der offene Dialog über Sorgen, Erfolge und Wachstumschancen haben ihr gezeigt, dass sie weder mit ihren Herausforderungen noch mit ihren Erfolgen allein ist.

Zu Beginn der Zusammenarbeit litten Veronika und ihr Team (ihr Mann, ihre Schwester als Teilzeitkraft & eine Assistentin) unter unübersichtlicher Kommunikation: Aufgaben wurden per WhatsApp, über den Schreibtisch oder telefonisch verteilt – meist rein im Kopf, selten klar dokumentiert. Es fehlte an Wochen-, Quartals- oder Jahresplanung, stattdessen wurde sehr kurzfristig „gesprintet“.

Vieles lag mental auf ihren Schultern, besonders die Verantwortung für Content und Abläufe, was bei ihr einen hohen „Mental Load“ und Erschöpfung verursachte. Auch Urlaube waren nie wirklich frei von Arbeit.

Trotz zahlreicher Businesskurse und Tools blieb das Gefühl, nie das eigene Tempo und die passende Struktur zu finden.

Der Start der Zusammenarbeit war geprägt von dem gemeinsamen Ziel, echte Struktur und nachhaltige Prozesse zu etablieren statt die „One-Fits-All“-Variante. Das Team bekam ein neues, individuell zugeschnittenes Projektmanagement-Tool, in dem alle Aufgaben, Content-Produktionen und zeitkritischen Abläufe sichtbar und nachvollziehbar wurden.

Die einzelnen Rollen und Zuständigkeiten wurden herausgearbeitet, sodass Aufgaben effizient delegiert werden konnten – besonders Content-Produktion und -Veröffentlichung, Social Media und Kundensupport.

Veronikas Schwester als Remote-Mitarbeiterin gewann dadurch erstmals echte Klarheit über ihre Aufgaben und konnte sich die Arbeit flexibel einteilen. Das führte zu mehr Produktivität und Zufriedenheit im gesamten Team, das System wird auch nach Monaten aktiv genutzt.

Mit der neuen Struktur gelang auch eine echte Work-Life-Balance: Die Planung ermöglichte es, für den Sommer alle Social Media Posts und Podcast-Folgen im Voraus vorzubereiten und fünf Wochen Urlaub komplett „offline“ zu verbringen – ohne Calls, ohne Dringlichkeiten. Das war zuvor undenkbar.

Veronika lernte zu abzugeben und sich mehr aus dem operativen Geschäft zurückzuziehen, wodurch sie als Unternehmerin wieder Zeit für strategische Weiterentwicklung und kreative Projekte gewann. Die Arbeit im Team wurde freier, individueller und familienfreundlich.

Die neuen Strukturen haben sich auch positiv auf den Launch des aktuellen Flagship Produkts ausgewirkt: Die B2B Version des neuen Trainingskurses war ausverkauft (30/30 Plätze), im regulären Kurs kamen über 100 neue Teilnehmer dazu. Der Umsatz im Launch lag bei 84.000 Euro, während die Launchdurchführung komplett ohne Stress ablief.